Untuk Admin Sekolah
NilamTrack
Manual Pengguna
untuk Admin Sekolah
Panduan lengkap A-Z untuk pentadbir sistem NilamTrack di sekolah anda
1. Tanggungjawab Admin Sekolah
Sebagai Admin Sekolah, anda adalah pentadbir utama NilamTrack untuk sekolah anda. Anda boleh akses semua data, manage akaun, dan setup struktur.
Tugas utama Admin Sekolah:
- Setup awal: Daftarkan profil sekolah, upload logo, set up sesi akademik dan kelas
- Akaun guru: Tambah/buang/edit akaun cikgu, set peranan
- Pengurusan pelajar: Import senarai pelajar, urus pindah masuk/keluar
- Auto-rollover: Setup transition setiap 1 Januari (Tahun 1 → Tahun 2, dll.)
- Konfigurasi: Kategori bacaan, tahap NILAM, lencana, templat mesej
- Pemantauan: Audit log untuk pastikan tiada penyalahgunaan
- Bayaran: Manage langganan plan dan upgrade tier
Apa yang anda TAK boleh buat:
- ❌ Hapus permanent data pelajar (cuma boleh archive)
- ❌ Akses data sekolah lain (data anda terasing)
- ❌ Tukar URL subdomain — itu admin platform (NilamTrack support)
⚠️ Keselamatan akaun
Akaun Admin Sekolah ada akses penuh data sekolah. Jangan kongsi password dengan sesiapa. Logout selepas guna komputer awam.
2. Setup Awal Sekolah (Onboarding)
🎯 Bab ini untuk admin sekolah pertama kali log masuk
Selepas pendaftaran sekolah anda diluluskan, sistem akan bawa anda melalui 5-step wizard untuk setup awal.
5 langkah onboarding:
1
Halaman Selamat Datang
Pengenalan ringkas tentang NilamTrack. Klik Mula Setup.
2
Setup Kelas — Sistem penamaan
Pilih cara nama kelas di sekolah anda:
- Tematik Bunga — Daisy, Hibiscus, Lily, Orchid (default SK Kajang)
- Huruf — A, B, C, D (banyak sekolah konvensional)
- Nombor — 1, 2, 3, 4
- Custom — Anda taip sendiri (cth: Cendana, Meranti, Jati, Merbau)
Sistem auto-generate kelas untuk Tahun 1 hingga Tahun 6 dengan nama yang anda pilih.
3
Profil Sekolah
Upload logo + lengkapkan maklumat:
- Alamat penuh
- Bandar, negeri, poskod
- Nombor telefon pejabat
- Email rasmi
- Nama pengetua / GPK
Maklumat ini akan muncul di laporan PDF dan halaman login sekolah anda.
4
Jemput Cikgu Pertama
Tambah Guru NILAM sebagai akaun pertama selepas anda. Masukkan:
- Nama penuh
- Email
- Nombor telefon (untuk WhatsApp)
Sistem akan auto-generate kata laluan sementara dan email kepada cikgu tersebut.
💡 Skip kalau belum sedia
Anda boleh skip step ini dan tambah cikgu nanti. Setup kelas dulu, kemudian email semua cikgu sekaligus.
5
Templat WhatsApp
Pilih 4 templat siap-pakai atau buat sendiri. Templat akan muncul bila cikgu nak hantar mesej ke ibu bapa.
Klik Selesai & Mula Guna untuk dibawa ke Dashboard.
Selepas onboarding selesai:
- Import senarai pelajar (lihat Bab 6)
- Daftar lain-lain cikgu (lihat Bab 4)
- Tetapkan kelas untuk setiap cikgu
- Brief cikgu tentang cara guna Quick Read
3. Pengurusan Profil Sekolah
Klik di sidebar untuk lihat profil sekolah anda.
Maklumat yang anda boleh edit:
| Field | Tujuan |
|---|
| Kod Sekolah | Kod KPM atau kod internal (cth: SKKJG) |
| Nama Sekolah | Nama penuh (akan muncul di laporan) |
| Alamat | Untuk surat menyurat / laporan |
| Bandar / Negeri / Poskod | Untuk filter mengikut lokasi |
| Telefon | Pejabat sekolah |
| Emel | Email rasmi (laporan auto-sent ke sini) |
| Logo | JPG/PNG, max 2MB, akan muncul di header laporan |
| Aktif/Tidak | Tutup access semua user (emergency only) |
Upload logo sekolah:
1
Menu Sekolah → klik nama sekolah anda → tab Edit
2
Scroll ke bawah → section Logo Sekolah
3
Klik Choose File → pilih logo (JPG/PNG, max 2MB)
💡 Tip dimensi optimal
Resolution 512x512 piksel dengan background telus (PNG). Akan kelihatan bagus di favicon dan laporan PDF.
4
Klik Simpan
Logo akan terus muncul di sidebar kiri (atas) dan header laporan.
4. Pengurusan Akaun Guru
Klik di sidebar.
Tambah cikgu baru:
1
Klik butang + Tambah Guru di kanan atas
Peranan tersedia:
| Peranan | Akses | Sesuai untuk |
|---|
| Admin Sekolah | Penuh (semua data + setting) | GPK, pegawai IT, GB |
| Guru NILAM | Semua pelajar, rekod & laporan | Guru NILAM utama |
| Guru Kelas | Pelajar di kelas yang dijaga | Cikgu kelas (homeroom) |
| Guru Biasa | Pelajar di kelas yang diajar | Cikgu mata pelajaran |
Tetapkan kelas untuk Guru Kelas / Guru Biasa:
Selepas daftar cikgu, anda perlu tetapkan kelas yang mereka tanggungjawab:
1
Menu Pengguna → klik nama cikgu → tab Kelas Diajar
2
Tick checkbox setiap kelas yang dia ajar
Kalau dia "Cikgu Kelas" (homeroom) untuk 3 Daisy, tick "Set sebagai Cikgu Kelas Utama" — beliau akan jadi default contact untuk kelas tersebut.
Reset kata laluan cikgu:
Kalau cikgu lupa kata laluan dan tak boleh access email:
1
Menu Pengguna → klik nama cikgu → klik Reset Kata Laluan
2
Sistem akan jana kata laluan sementara → tunjuk pada skrin
Catat / salin kata laluan ini, bagi kepada cikgu secara peribadi. Beliau perlu tukar selepas login pertama.
5. Pengurusan Kelas
Menu di sidebar menunjukkan semua kelas di sekolah anda.
Struktur kelas:
- Setiap kelas ada: Tahun (1-6) + Stream (Daisy, Hibiscus, dll.)
- Cuma satu cikgu sebagai "Cikgu Kelas Utama"
- Boleh ada banyak cikgu sebagai "Cikgu Biasa" yang akses
- Pelajar dilekat ke satu kelas pada satu masa
Tambah kelas baru (jarang berlaku, biasanya auto-create):
1
Menu Kelas → klik + Tambah Kelas
2
Pilih Tahun + Stream + Cikgu Kelas
Padam kelas:
⚠️ Tak boleh padam jika ada pelajar
Anda perlu pindahkan semua pelajar ke kelas lain dulu, atau set status mereka ke "Tamat Pengajian" / "Pindah Keluar". Lepas tu baru boleh padam kelas.
6. Import Senarai Pelajar (CSV)
📥 Cara paling pantas tambah ramai pelajar
Daripada taip satu-satu, import senarai dari fail Excel/CSV. Sesuai untuk awal tahun atau bila ada banyak pelajar baru.
Step-by-step import:
1
Menu Pelajar → klik Import CSV
2
Download template CSV terlebih dahulu
Klik "Muat Turun Template". Anda akan dapat fail Excel dengan column-column berikut:
| Column | Contoh | Wajib? |
|---|
| name | Aliya Aisyah binti Ahmad | ✅ Ya |
| ic_number | 180101-10-1234 | ✅ Ya |
| gender | male / female | ✅ Ya |
| class_name | 3 Daisy | ✅ Ya |
| parent_name | Ahmad bin Abdullah | Tidak |
| parent_phone | +60123456789 | Tidak |
| parent_email | ahmad@gmail.com | Tidak |
3
Isi data pelajar dalam Excel
Buka template, taip data pelajar baris demi baris. Boleh paste dari Excel sedia ada (column harus sama).
💡 Tip nombor telefon
Format dengan +60 di awal (cth: +60123456789). Boleh juga 0123456789, sistem akan auto-convert.
4
Save Excel sebagai CSV (.csv)
File → Save As → "CSV (Comma delimited) (*.csv)"
5
Upload CSV ke NilamTrack
Drag-drop fail .csv ke kotak upload, atau klik browse.
6
Preview & Confirm
Sistem akan preview senarai pelajar yang akan ditambah. Pastikan:
- Nama kelas wujud (kalau tak, sistem akan flag error)
- Tiada duplicate IC number
- Format nombor telefon valid
Kalau OK, klik Sahkan & Import.
Alternative — Import per kelas:
Untuk kelas tertentu sahaja, ada feature . Lebih senang sebab nama kelas auto-set.
7. Pindah Pelajar Antara Kelas
Bila pelajar pindah ke kelas lain (pertengahan tahun atau awal tahun baru), gunakan feature pindah.
1
Menu Pelajar → klik nama pelajar yang nak dipindah
3
Pilih kelas baru + tarikh pindah
Sistem akan rekod transition. Semua rekod bacaan pelajar akan kekal — tak hilang.
Senario lain — Pelajar pindah keluar sekolah:
1
Klik nama pelajar → klik Pindah Keluar
2
Isi maklumat: sekolah baru, tarikh, sebab
Status pelajar bertukar ke "Pindah Keluar". Tidak muncul lagi di senarai aktif.
↩️ Undo (kalau silap)
Pindah keluar boleh di-undo dalam 24 jam. Pergi ke menu Pelajar → Filter "Pindah Keluar" → klik pelajar → "Pulihkan Status".
8. Sesi Akademik & Auto-Rollover
Setiap 1 Januari, sistem perlu transition pelajar ke tahun yang lebih tinggi. NilamTrack ada feature Auto-Rollover yang automatik buat ini.
Apa yang berlaku semasa rollover:
- Pelajar Tahun 1 → Tahun 2
- Pelajar Tahun 6 → Status "Tamat Pengajian"
- Sesi akademik baru dibuka (cth: "Sesi 2027")
- Rekod bacaan tahun sebelumnya di-archive (masih boleh akses)
- Tahap NILAM RESET — pelajar mula semula untuk tahun baru
Setup auto-rollover:
1
Menu Sesi Akademik → klik Setup Rollover
2
Pilih tarikh rollover (biasanya 1 Januari)
3
Sahkan: "Saya faham tahap NILAM pelajar akan reset"
4
Klik Aktifkan Auto-Rollover
Sistem akan jalan automatik pada tarikh yang dipilih. Anda akan terima email konfirmasi.
Manual rollover (kalau perlu jalan awal):
Menu Sesi Akademik → klik Jalan Rollover Sekarang. Sistem akan minta konfirmasi 2 kali untuk pastikan tak silap.
⚠️ Tindakan tak boleh di-undo
Selepas rollover dijalan, pelajar Tahun 6 jadi "Tamat Pengajian" dan tak boleh dibatalkan. Pastikan anda jalan ini cuma pada awal tahun akademik.
9. Kategori Bacaan & Tahap NILAM Custom
Kategori Bacaan
Menu — uruskan jenis-jenis bahan bacaan yang sekolah anda iktiraf.
Default kategori:
- Buku Fiksyen / Cerita
- Buku Bukan-Fiksyen (Sains, Sejarah, dll.)
- Komik Pendidikan
- Majalah
- Artikel / Bahan Digital
Anda boleh tambah, edit, atau hapus kategori. Tapi tak boleh hapus kalau dah ada rekod guna kategori tersebut.
Tahap NILAM Custom
Menu — ubah minimum buku untuk setiap tahap mengikut polisi sekolah.
| Tahap | Default | Sekolah Anda | Tindakan |
|---|
| Permulaan | 0 | 0 | Edit |
| Gangsa | 20 | 20 | Edit |
| Perak | 50 | 50 | Edit |
| Emas | 100 | 100 | Edit |
| NILAM | 180 | 180 | Edit |
Contoh kalau sekolah anda nak setting lebih senang (untuk sekolah luar bandar):
- Gangsa = 15 buku (bukan 20)
- Perak = 35 buku
- Emas = 75 buku
- NILAM = 150 buku
10. Pengurusan Lencana & Gamification
Menu .
Lencana default yang ada:
- 🌟 First Reader, 🔥 Hot Streak, 📚 Bookworm
- ⚡ Speed Reader, 🏆 Class Champion, 👑 School Champion
- 🎓 Master Reader (capai NILAM)
Buat lencana custom:
2
Isi: Nama, Emoji/Icon, Penerangan, Syarat (cth: "20 buku BM dalam 1 bulan")
3
Klik Simpan — sistem akan auto-award bila pelajar capai syarat
💡 Idea lencana untuk sekolah anda
"Pencinta Sejarah" (10 buku sejarah), "Patriot" (5 buku tema patriotik), "Eksplorer" (5 jenis kategori bacaan), "Konsisten" (baca setiap minggu untuk 3 bulan).
11. Templat Mesej WhatsApp
Menu .
Template default (4 ditanam masa onboarding):
- Naik Tahap — Bila pelajar capai tahap baru
- Pemberitahuan Lencana — Bila dapat lencana baru
- Update Mingguan — Ringkasan progress mingguan
- Galakan — Untuk pelajar yang belum aktif
Pemboleh ubah (variables) yang boleh guna:
| Variable | Apa Diisi |
|---|
{{nama_pelajar}} | Nama penuh pelajar |
{{nama_panggilan}} | Nama panggilan (kalau ada) |
{{kelas}} | Nama kelas (cth: "3 Daisy") |
{{tahap_baru}} | Tahap NILAM baru |
{{jumlah_buku}} | Total buku setakat ini |
{{nama_cikgu}} | Nama cikgu yang hantar |
{{nama_sekolah}} | Nama sekolah |
Edit/Tambah template:
Klik template → tukar text → guna variable di atas → Simpan.
12. Audit Log — Siapa Buat Apa
Menu — log lengkap setiap action di sistem.
Apa yang direkod:
- Login & logout setiap user
- Tambah / edit / hapus pelajar
- Rekod bacaan ditambah / di-undo
- Tukar tahap NILAM
- Lencana diberi
- Setting changes
- Failed login attempts (untuk detect cubaan hack)
Bila perlu check audit log:
- Ada cikgu komplen rekod hilang — check siapa edit
- Pengetua minta laporan aktiviti
- Suspect ada user lain access akaun anda
- Audit ISO / KPM
Filter audit log:
- By user — pilih cikgu tertentu
- By action type — login, create, update, delete
- By date range — biasanya 30 hari terakhir
- By model — Student, ReadingRecord, User, dll.
Eksport log ke CSV untuk laporan formal.
13. Tetapan Sekolah
Menu .
Setting yang anda boleh ubah:
- Maklumat Sekolah — Logo, alamat, kontak
- Sesi Akademik — Tarikh mula/akhir tahun
- Tahap NILAM — Custom min buku setiap tahap
- Kategori Bacaan — Tambah/buang kategori
- Notification — Email frequency, recipient
- Branding (Premium only) — Warna sistem, header custom
- WhatsApp Template — Edit mesej automatik
14. Plan / Naik Taraf / Bayaran
Menu .
3 plan tersedia:
| Plan | Harga | Pelajar | Guru | Highlights |
|---|
| Basic | RM 69/bln · RM 699/thn | 500 | 5 | Core NILAM |
| Pro ⭐ | RM 99/bln · RM 999/thn | 2,000 | Unlimited | Audit log, lencana, automation |
| Premium | RM 149/bln · RM 1,499/thn | Unlimited | Unlimited | Custom branding, priority support, 14 hari trial |
Tambahan: RM 499 setup satu kali untuk semua tier (meliputi setup sistem, latihan, konfigurasi).
Add-on tersedia:
- 🌐 Subdomain sekolah — RM 499 setup one-time. URL khas:
skXXX.nilamtrack.com
- 🔗 Custom domain — RM 799 setup. Guna domain sendiri
Cara naik taraf plan:
1
Menu Naik Taraf Plan → pilih plan baharu → klik Bayar
2
Pilih kaedah pembayaran
- 🟢 Billplz — FPX, kad, eWallet (auto-confirm)
- 💳 Maybank Transfer — manual upload bukti
3
Untuk transfer manual: pindah ke Maybank 5622-6352-8035 (Pro Global Shop) → upload bukti → tunggu konfirmasi
💡 Save 17% dengan bayaran tahunan
Hubungi WhatsApp +60 18-780 4127 untuk pricing tahunan (cth: Pro RM 1,990/tahun bukan RM 199 × 12 = RM 2,388).
15. Backup Data & Eksport
Sistem auto-backup setiap hari. Tapi anda boleh juga eksport data sendiri untuk simpanan peribadi.
Eksport CSV:
- Senarai pelajar — Menu Pelajar → klik Eksport CSV
- Rekod bacaan — Menu Laporan → Eksport CSV
- Senarai guru — Menu Pengguna → Eksport
Bila perlu backup manual?
- Sebelum perubahan besar (cth: import 500 pelajar baru)
- Akhir tahun akademik
- Sebelum rollover
- Untuk audit / compliance
16. Troubleshooting Lazim
Cikgu komplen "tak boleh login"
- Check status akaun: Menu Pengguna → cari cikgu → pastikan "Aktif"
- Reset kata laluan (Bab 4)
- Suruh cikgu try di Chrome incognito mode (sometimes cache issue)
Quick Read lambat di kelas
- Cek internet sekolah — speed test di fast.com
- Pastikan cikgu guna Chrome bukan Internet Explorer
- Kalau ramai cikgu guna serentak pada masa rehat, performance OK tapi ada delay 1-2s antara klik
Laporan tak generate (PDF tak muat turun)
- Tunggu 10-15 saat untuk laporan besar (300+ pelajar)
- Check popup blocker browser — disable untuk nilamtrack.com
- Cuba kelas yang lebih kecil dulu untuk test
WhatsApp tak buka bila klik 📱
- Pastikan WhatsApp Web atau WhatsApp Desktop sedang login
- Cubaan dari telefon: pastikan WhatsApp installed
- Nombor parent kena ada di profile pelajar — kalau kosong, tak boleh hantar
Tahap pelajar tak naik walaupun dah banyak baca
- Check menu Tahap NILAM — pastikan minimum buku setting betul
- Pastikan pelajar status "Aktif" bukan "Pindah Keluar"
- Logout-login balik supaya cache di-refresh
Pelajar nampak tahap salah di laporan
- Audit log → check ada cikgu edit tahap manual?
- Menu Pelajar → klik pelajar → tab "Kira Semula Tahap" — sistem akan recalculate
Email tak sampai bila daftar cikgu baru
- Check folder Spam / Junk pada inbox cikgu
- Pastikan domain @nilamtrack.com tak block di mail server sekolah
- Manual reset kata laluan, bagi kata laluan secara peribadi (Bab 4)
💬 Tidak settle?
Email admin@ustazwan.com dengan screenshot + penerangan masalah. Atau WhatsApp +60 18-780 4127.
SLA: response dalam 4 jam waktu kerja (8 jam non-Pro tier).
Manual Admin Sekolah NilamTrack