Ringkasan untuk pembaca pantas:
Kami (NilamTrack, dimiliki oleh Pro Global Shop) mengumpul data peribadi anda secara terhad dan dengan persetujuan anda untuk menyediakan perkhidmatan pemantauan NILAM. Data anda tidak dijual kepada pihak ketiga. Anda mempunyai hak untuk akses, perbetulkan, dan padam data anda. Untuk pertanyaan, hubungi Pegawai Perlindungan Data di
dpo@nilamtrack.com.
1. Identiti Pengguna Data
Polisi Privasi ini dikeluarkan oleh:
Pro Global Shop ("Kami", "kami", atau "NilamTrack")
Akaun Maybank: 562263528035
Pegawai Perlindungan Data (DPO): dpo@nilamtrack.com
Hubungi am: admin@ustazwan.com
Telefon: +60 18-780 4127
Sebagai pengguna data (data user) di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709) ("PDPA"), kami komited untuk melindungi privasi anda dan mematuhi 7 Prinsip Perlindungan Data Peribadi.
2. Jenis Data Peribadi yang Diproses
Kami memproses kategori data peribadi berikut:
2.1 Data Akaun Pengguna (Cikgu, Admin Sekolah, Pegawai PPD)
- Nama penuh
- Alamat e-mel
- Nombor telefon
- Nombor Kad Pengenalan (IC) — opsyenal
- Peranan dalam sistem (Admin Sekolah, Guru NILAM, Guru Kelas, Guru Biasa, Pegawai PPD)
- Sekolah / PPD yang anda dikaitkan
- Foto profil (opsyenal)
- Kata laluan (disimpan dalam bentuk hash, tidak boleh dipulihkan)
- Log aktiviti: masa login, IP address, user agent
2.2 Data Sekolah (Diberikan oleh Admin Sekolah)
- Nama dan kod sekolah
- Alamat penuh sekolah
- Maklumat hubungan rasmi sekolah
- Logo sekolah (jika dimuat naik)
2.3 Data Pelajar (Diberikan oleh Admin Sekolah / Cikgu)
- Nama penuh pelajar
- Nombor Kad Pengenalan / Surat Beranak
- Jantina dan tarikh lahir
- Kelas dan tahun pengajian
- Status (Aktif, Pindah, Tamat Pengajian)
- Rekod bacaan NILAM (jenis buku, kategori, tarikh)
- Tahap NILAM dan lencana
2.4 Data Ibu Bapa / Penjaga (Diberikan oleh Admin Sekolah)
- Nama ibu bapa / penjaga
- Nombor telefon (untuk WhatsApp click-to-chat)
- Alamat e-mel (opsyenal)
2.5 Data Pertanyaan dan Pembayaran
- Maklumat yang anda berikan melalui borang pertanyaan
- Rekod pembayaran langganan (tier, jumlah, kaedah)
- Nombor rujukan transaksi (untuk pengesahan)
3. Tujuan Pemprosesan
Data peribadi anda diproses untuk tujuan berikut sahaja:
| Kategori | Tujuan Pemprosesan |
|---|
| Data akaun pengguna | Pengesahan identiti, kawalan akses, sokongan pelanggan, log audit |
| Data sekolah | Penyediaan perkhidmatan SaaS multi-tenant, penjanaan laporan |
| Data pelajar | Pemantauan aktiviti NILAM, penjanaan laporan untuk sekolah/ibu bapa, gamifikasi (lencana) |
| Data ibu bapa | Menghantar mesej WhatsApp click-to-chat berkenaan progress anak (oleh cikgu sahaja) |
| Data pertanyaan | Membalas pertanyaan pra-jualan dan sokongan |
| Data pembayaran | Pemprosesan langganan, invois, rekod kewangan |
Persetujuan Diperlukan:
Kami akan meminta persetujuan eksplisit anda sebelum memproses data peribadi anda. Anda boleh menarik balik persetujuan pada bila-bila masa dengan menghantar permintaan kepada
dpo@nilamtrack.com.
4. Sumber Data
Data peribadi dikumpul daripada:
- Anda secara langsung — melalui borang pendaftaran, profil pengguna, borang pertanyaan
- Sekolah anda — apabila Admin Sekolah menambah cikgu atau pelajar ke sistem
- Ibu bapa pelajar — melalui sekolah, dengan persetujuan ibu bapa
- Pelayar web — secara automatik (IP address, jenis pelayar) untuk tujuan keselamatan
5. Pendedahan kepada Pihak Ketiga
Kami TIDAK menjual data peribadi anda. Data peribadi anda hanya didedahkan kepada:
5.1 Pihak Yang Anda Berkongsi Secara Aktif
- Cikgu/Admin di sekolah anda (dalam konteks sistem yang sama)
- Pegawai PPD (kalau sekolah anda dilampirkan kepada langganan PPD)
5.2 Penyedia Perkhidmatan Pihak Ketiga (Data Processor)
Pihak-pihak berikut memproses data bagi pihak kami dengan kontrak yang melindungi privasi:
| Pihak | Tujuan | Lokasi Server |
|---|
| Spaceship (atau provider hosting setara) | Hosting aplikasi dan storan pangkalan data | Singapore / Malaysia |
| Resend | Penghantaran e-mel transaksional (notifikasi, reset kata laluan) | Amerika Syarikat (dengan SCC EU) |
| Billplz (jika dipilih) | Pemprosesan pembayaran online (FPX / kad) | Malaysia |
5.3 Keperluan Undang-Undang
Kami mungkin perlu mendedahkan data jika diperintahkan oleh:
- Mahkamah Malaysia dengan perintah sah
- Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP)
- Polis Diraja Malaysia atau agensi penguatkuasaan undang-undang lain
6. Langkah Keselamatan
Kami melaksanakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang munasabah, termasuk:
- Penyulitan HTTPS (TLS 1.2+) untuk semua komunikasi web
- Hashing kata laluan menggunakan algoritma bcrypt (12 rounds) — kata laluan asal tidak boleh dipulihkan
- Pemisahan data antara sekolah (multi-tenant) — sekolah A tidak boleh akses data sekolah B
- Log audit untuk semua tindakan kritikal (login, ubah data, padam)
- Sandaran (backup) harian dengan retention 30 hari
- Kawalan akses berdasarkan peranan (Role-Based Access Control)
- Cross-Site Request Forgery (CSRF) protection pada semua borang
- Pencegahan SQL injection melalui prepared statements
- Pembatasan kadar untuk mencegah serangan brute force
Notis Pelanggaran:
Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi yang berisiko tinggi kepada anda, kami akan memaklumkan anda dan JPDP dalam tempoh 72 jam, sebagaimana digariskan oleh PDPA dan amalan terbaik antarabangsa.
7. Tempoh Pengekalan Data
Data peribadi disimpan selagi diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan, atau seperti diwajibkan oleh undang-undang:
| Jenis Data | Tempoh Pengekalan |
|---|
| Akaun pengguna aktif | Selagi akaun masih aktif |
| Akaun pengguna dinyahaktifkan | 2 tahun selepas penyahaktifan, kemudian dipadam |
| Rekod bacaan pelajar | Sepanjang persekolahan pelajar + 7 tahun (untuk laporan KPM) |
| Data pelajar yang Tamat Pengajian | Diarkibkan 7 tahun, kemudian dipadam atau dianonimkan |
| Log audit | 2 tahun |
| Rekod pembayaran | 7 tahun (Akta Cukai Pendapatan) |
| Borang pertanyaan | 1 tahun selepas selesai |
| Cookies sesi | Tamat apabila browser ditutup atau 120 minit tidak aktif |
8. Hak Subjek Data
Di bawah PDPA, anda mempunyai hak-hak berikut:
8.1 Hak Akses (Section 30)
Anda boleh meminta salinan data peribadi anda. Kami akan menyediakan dalam tempoh 21 hari dari permintaan. Caj yuran maksimum RM 10 boleh dikenakan.
8.2 Hak Perbetulan (Section 34)
Jika data peribadi anda tidak tepat atau tidak lengkap, anda boleh minta dibetulkan. Kebanyakan data boleh diubah sendiri melalui menu Profil.
8.3 Hak Menarik Balik Persetujuan (Section 38)
Anda boleh menarik balik persetujuan pada bila-bila masa. Ini mungkin menghentikan akses anda kepada perkhidmatan.
8.4 Hak Mencegah Pemprosesan (Section 42-43)
Anda boleh meminta kami berhenti memproses data anda untuk tujuan tertentu (cth: pemasaran).
8.5 Hak Pemadaman
Anda boleh meminta data anda dipadamkan. Kami akan memenuhi permintaan ini melainkan terdapat keperluan undang-undang untuk menyimpan data tersebut.
Cara Melaksanakan Hak Anda:
- Akses & perbetulan: Login → Profil Saya
- Eksport data sendiri: Login → Profil → Muat Turun Data Saya
- Permintaan pemadaman akaun: Login → Profil → Mohon Padam Akaun
- Permintaan formal: E-mel ke dpo@nilamtrack.com
9. Data Kanak-Kanak (Pelajar)
Data Kanak-Kanak — Perlindungan Khas:
NilamTrack mengandungi data peribadi kanak-kanak di bawah umur 18 tahun (pelajar sekolah rendah). Kami mengamalkan langkah perlindungan tambahan kerana kanak-kanak adalah subjek data yang vulnerable.
9.1 Tanggungjawab Sekolah
Sebagai data user, kami menyandarkan sekolah untuk mendapatkan persetujuan ibu bapa / penjaga sebelum memasukkan data pelajar ke dalam sistem. Sekolah perlu:
- Mendapatkan persetujuan bertulis ibu bapa / penjaga (borang dalam Bahasa Malaysia)
- Menjelaskan apakah data yang dikumpul dan untuk apa
- Memberi pilihan untuk menarik balik (tanpa hukuman akademik)
- Menyimpan rekod persetujuan untuk audit
9.2 Data Minimum Sahaja
Kami menyokong prinsip data minimization. Sekolah dinasihatkan untuk tidak memasukkan nombor IC pelajar melainkan benar-benar diperlukan untuk laporan KPM.
9.3 Pemadaman Apabila Tamat Persekolahan
Apabila pelajar tamat persekolahan, data mereka diarkibkan untuk 7 tahun dan kemudian dipadam atau dianonimkan secara automatik.
10. Penggunaan Cookies
NilamTrack menggunakan cookies untuk:
- Cookies Sesi (Essential) — untuk mengekalkan keadaan login anda. Tidak boleh dimatikan.
- Cookies Preferensi — mengingat pilihan UI anda (cth: bahasa)
- Cookies Analitik — kami tidak menggunakan Google Analytics atau cookies pihak ketiga lain pada masa ini.
Anda boleh mematikan cookies dalam tetapan pelayar, tetapi ini akan menghentikan fungsi login.
11. Pemindahan Data ke Luar Malaysia
Data anda boleh dipindahkan ke server di luar Malaysia jika perkhidmatan pihak ketiga yang kami gunakan terletak di sana (cth: Resend di Amerika Syarikat). Kami akan memastikan negara destinasi mempunyai perlindungan data yang setara, atau menggunakan Standard Contractual Clauses (SCC).
Kami sentiasa berusaha untuk meminimumkan pemindahan luar negara. Server utama berada di Singapore / Malaysia.
12. Perubahan kepada Polisi
Kami boleh mengemaskini polisi ini dari semasa ke semasa. Perubahan material akan dimaklumkan melalui:
- E-mel kepada akaun aktif
- Notis di laman utama NilamTrack
- Notis di papan pemuka selepas login
Versi terkini polisi sentiasa boleh dirujuk di https://nilamtrack.com/dasar-privasi.
13. Maklumat Hubungan
Untuk pertanyaan berkenaan polisi privasi atau untuk melaksanakan hak anda:
Sekiranya anda tidak berpuas hati dengan respon kami, anda boleh membuat aduan kepada:
Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP)
Aras 6, Kompleks Kementerian Komunikasi & Multimedia
Lot 4G9, Persiaran Perdana Presint 4
62100 Putrajaya
Telefon: 03-8911 7000
Web: www.pdp.gov.my